Wie schreibe ich eine gute Pressemitteilung?

Also kommt schon in den Betreff der Mail und in die Überschrift des Textes ein aussagekräftiger Begriff und – falls es eines gibt – das Veranstaltungsdatum. Also bitte nicht „Pressemitteilung“, sondern beispielsweise „Sommerfest der Lindgren-Schule am 17.7.“ oder „Maaieer AG erhält Nachhaltigkeitspreis“.

Grundsätzlich haben in den meisten Redaktionen Mails eine bessere Chance, beachtet zu werden, als Briefe auf Papier. Heute sind die organisatorischen Abläufe meist auf Mails ausgerichtet.

Was muss in einer Pressemitteilung stehen?

In den Haupttext gehört an den Anfang groß und deutlich das Thema. Bei Veranstaltungen also Tag, Ort samt Straße und Hausnummer und – oft vergessen – die Uhrzeit. Gibt es eine Anmeldefrist, gehört auch diese dort vermerkt. Und natürlich, wo man sich anmelden soll. Bitte kontrollieren Sie, dass Datum und Wochentag stimmen!

Bei Einladungen zu Presseterminen empfiehlt es sich, wichtige Ansprechpartner vor Ort bereits in der Pressemitteilung mit vollem Namen und Funktion vorzustellen. Das verhindert später falsche Schreibweisen der Namen und erleichtert Journalisten die Arbeit.

Dann folgt eine kurze und gut verständliche Erklärung, worum es geht. Anschließend kann, wenn es das Thema hergibt, eine ausführlichere Einführung folgen. Dabei am besten objektiv bleiben und auf reine Werbe-Slogans verzichten.

Ganz wichtig: Immer einen erreichbaren Ansprechpartner für Rückfragen nennen, am besten mit Handy-Nummer. Dabei dazuschreiben, dass diese Nummer nicht veröffentlicht werden soll, sondern nur für Rückfragen der Redaktion dient.

Beispiel: Betreff: Konzert der „tollen Sänger“ am 25.9. in der Thomaskirche

Die „tollen Sänger“ geben am Sonntag, 25. September 2015, ein Konzert in der Thomaskirche, Kirchplatz 1. Beginn ist um 16 Uhr. Karten zum Preis von 10 Euro gibt es im Buchladen, Hauptstraße 15.

Die tollen Sänger haben sich vor drei Jahren zusammengeschlossen, um gemeinsam ihre Lieblingslieder zu singen. Beim Konzert in der Thomaskirche treten sie zusammen mit einem Streichquartett aus Mitgliedern des Sinfonieorchesters auf. Zu hören sind aktuelle Hits, beliebte Oldies und eine Eigenkomposition.

Weitere Fragen beantwortet Ihnen gerne Susanne Müller, Telefon 017x/1234567.

Worauf sollte ich beim Bild achten?

Wer ein gutes Bild mit seiner Pressemitteilung mitschickt, bekommt mehr Aufmerksamkeit. Es muss für Tageszeitungen mindestens eine Auflösung von 300 dpi haben (etwa 1-2 MB Größe). Für Magazine ist eine höhere Auflösung nötig. Am besten wird das Bild im Format jpg verschickt, nie als pdf. Sind für das Produkt sehr kleine Bilder üblich, reicht auch eine geringere Auflösung.

Gedruckt wird heute fast ausschließlich in Farbe. Manche Zeitungen und Zeitschriften lehnen Schwarz-Weiß-Fotos grundsätzlich ab. Ansprechend sind abwechslungsreiche und klare Motive: Also lieber die Belegschaft/den Chor schön auf einer Treppe oder im Grünen drapieren als ein verschwommenes dunkles Bühnenbild oder ein Foto während der Arbeit. Wenn die Menschen dabei Dinge in der Hand halten, die mit ihrer Tätigkeit zusammenhängen und gleich noch prägnant das Thema der Pressemitteilung vermitteln, ist es perfekt.

Recht am Bild einholen

Vermerken Sie immer, dass das Foto zur Berichterstattung ohne Honorar verwendet werden darf. Dazu müssen Sie natürlich alle Rechte am Foto besitzen. Sie müssen sich also die Erlaubnis zur Veröffentlichung aller abgebildeten Personen bzw. bei Minderjährigen von deren Eltern geben lassen – auch bei Gruppen. Oft wird diese Erlaubnis bereits mit dem Arbeitsvertrag oder dem Vereinseintritt eingeholt. Sinnvollerweise sollte sie in jedem Fall schriftlich vorliegen.

Wann schicke ich eine Pressemitteilung los?

Bei Tageszeitungen und Radioredaktionen empfiehlt es sich, Pressemitteilungen zwei Wochen vor einer Veranstaltung zu schicken. Für Nachberichterstattung sollte die Information die Redaktion sofort nach einem Ereignis erreichen. Monatsmagazine benötigen häufig einen langen Vorlauf.

Infos per E-Mail sind heute gegenüber einem Brief im Vorteil – sie können leichter an mehrere Personen weitergeleitet werden. Gerade Fotos können digital wesentlich schneller verarbeitet werden als Papierbilder, die erst eingescannt werden müssen.

Pressemitteilung in welchem Format?

Die Infos können entweder in die Mail hineinkopiert oder als Word- oder pdf-Datei angehängt werden. Oder einfach beides. Am besten schicken Sie die Mail sowohl an den zuständigen Fachredakteur als auch an eine allgemeine Redaktionsadresse. So wird sie auch beachtet, wenn der Fachredakteur im Urlaub oder krank ist. Bei zwei oder drei größeren Ereignissen empfiehlt es sich, sie in einzelnen Mails zu schicken. So können diese getrennt abgearbeitet und weitergeleitet werden.

Sollten Sie nach Abschicken der Pressemitteilung tatsächlich noch einen Fehler entdecken, bitte immer alles mit einem entsprechenden Vermerk noch einmal senden. Einzelhinweise wie „unser Sportfest beginnt jetzt eine Stunde früher“ sind im Redaktionsalltag nicht mit einer zwei Tage früher angekommenen Mail zusammenzuführen.

Oft ist es sinnvoll, nach zwei bis drei Tagen telefonisch nachzuhören, ob die Mail Beachtung gefunden hat. Das ist zwar in manchen Redaktionen mühsam, weil Ansprechpartner schwer zu erreichen sind; aber oft genug geht ein Termin im Redaktionsstress unter. Für einen telefonischen Hinweis sind die Redakteure manchmal dankbar.

Checkliste:

• Aussagekräftiger Betreff

• Termin stimmt mit allen Details

• Text enthält alle wichtigen Informationen

• Ansprechpartner vor Ort sind mit Funktion genannt

• Für Rückfragen gibt es eine Telefonnummer

• Das Bild hat mindestens 300 dpi und ist scharf und aussagekräftig

• Alle Rechte am Bild liegen vor

Prima – dann passt alles und Sie können Ihre Pressemitteilung an die Redaktionen schicken.

Tipp: In der Zeit rund um Weihnachten, im Januar und in den Sommerferien haben Redaktionen oft Mühe, ihr Blatt oder ihre Sendung zu füllen. Dann stehen die Chancen besonders gut, dass eine Pressemitteilung Verwendung findet.

Tanja Heil

Tanja Heil ist Journalistin und Texterin sowie Fachfrau für Nachhaltigkeitsberichte. Am liebsten formuliert sie komplizierte Sachverhalte gut verständlich und leicht lesbar.